Monthly Archives : Październik 2014

Jak być szczęśliwym Project Managerem? Przywództwo

blog1Dziś oraz przez najbliższe tygodnie poznasz 5 elementów, które składają się na spokojne i sielskie życie na stanowisku zarządzającego projektami. Ostatnio opowiedzieliśmy wam o komunikacji w zespole i jaką rolę odgrywa w funkcjonowaniu zespołu, wszystkim spóźnialskim polecamy wejść tutaj. Tym razem poznamy wartość przywództwa, które w rękach niedoświadczonego Project Managera może być bardzo niebezpiecznym narzędziem. Proszę Państwa, proszę wsiadać, drzwi zamykać. Odjazd! Kierunek…


…Przywództwo

Dobrze wykorzystane przywództwo może okazać się najdroższym skarbem, który warto pielęgnować. Ważne żeby zarządzać grupą, ale nie nadużywać powierzonej nam władzy. Zarazem być wsparciem dla wszystkich członków zespołu, ale utrzymać pozycję i szacunek. Prawdziwy lider to ktoś, kto przewodzi i nadaje tor wszystkim podejmowanym działaniom. Zarządzanie projektem jest o tyle specyficznym rodzajem wykorzystania przywództwa…

Krok 1

Zarządzanie zespołem jest bardzo ważnym elementem przywództwa. Ale do wszystkiego należy podejść z głową. Bez względu z jak zaawansowanym zespołem przyszło Ci współpracować, sami sobą nie będą zarządzać. Zarazem wprowadzenie zarządzania na poziomie nawet najmniejszych i najprostszych czynności może doprowadzić do odwrotnego efektu. Dlatego ważne jest, aby zachować balans pomiędzy zarządzaniem, a dawaniem kredytu zaufania.

Krok 2

Stwórz harmonogram pracy, który jasno uwzględni osoby odpowiedzialne za konkretne zadania, ale bądź też elastyczny. Na bieżąco aktualizuj harmonogram i pozwól innym uzupełniać postępy pracy, tak, aby każdy wiedział co jeszcze zostało do zrobienia. Pamiętaj, że harmonogram może być tylko jeden, a dostęp do niego powinien mieć każdy. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnego bałaganu i stresu.

Krok 3

Ryzyko jest elementem, którego nigdy nie wyeliminujesz, ale możesz starać się je ograniczyć. Dobry przywódca ma świadomość istnienia ryzyka i na bieżąco je monitoruje. Ty też powinieneś nauczyć się zarządzać ryzykiem. Zacznij od planowania strategii ryzyka, czyli co zrobisz w przypadku nieoczekiwanego zdarzenia – tutaj przydadzą się wszelkie zdolności wróżbiarskie, szósty zmysł, intuicja lub doświadczenie. Pamiętaj, że na każdym etapie projektu czyhają na Ciebie inne pułapki.

Krok 4

Pilnuj czasu. Śledzenie postępów jest bardzo ważnym elementem zarządzania projektami zwłaszcza w odniesieniu czasu spędzonego nad konkretnymi zadaniami. Istnieje wiele narzędzi ułatwiających monitorowanie poświęconego czasu nad konkretnym zagadnieniem, jednak bez względu na to jakie wybierzesz pamiętaj o wyciąganiu konsekwencji. Jeżeli dane zadanie okazuje się bardziej pracochłonne niż przewidywałeś, włącz do niego dodatkowe osoby. Im wcześniej zauważysz odchylenie od planu, tym szybciej rozwiążesz problem. Pamiętaj, że do śledzenia postępów pracy możesz, a nawet powinieneś zaangażować samych członków zespołu.

Krok 5

Projekty zmienne są… Zdarza się, że w trakcie realizacji projektu z różnych powodów następują zmiany względem wstępnych założeń. Czasem rzeczywistość brutalnie weryfikuje nasze plany, dlatego lepiej jest się przygotować na taką ewentualność. Dobry Project Manager planuje, a szczęśliwy planuje i weryfikuje. Sprawdzenie otoczenia i rynku na którym Twój projekt będzie musiał się odnaleźć może zmniejszyć rozczarowanie na przyszłość. Przy planowaniu nie zapomnij o uwzględnieniu zmian jakie mogą nastąpić na rynku w czasie trwania projektu.

Przywództwo to niewątpliwie ważna cecha dla PM, który nie tylko chce być dobry w tym co robi, ale także szczęśliwy. Mniej kłopotów = więcej spokoju i radości. Dlatego w następnej części, już za tydzień poznacie kolejną sprawność szczęśliwego Project Managera – negocjacje.

A.D. źródło:http://www.projectmanager.com/5-habits-successful-project-managers.php

zdjęcie z archiwum miasta Sogn og Fjordane, na licencji CC

Jak być szczęśliwym Project Managerem? Komunikacja

bloW Internecie znajdziemy tysiące artykułów o tym jak być efektywnym Project Managerem. Gdzie zatem szukać instrukcji dotyczących szczęścia? Skoro już tutaj trafiłeś, zostań – jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia celu. Ale nie wszystko na raz. Dziś oraz przez najbliższe tygodnie poznasz 5-składnikowy przepis na spokojne i sielskie życie na stanowisku zarządzającego projektami. Proszę Państwa, zapinamy pasy i udajemy się w podróż do wtajemniczenia. Pierwszy przystanek…

…Komunikacja

Kluczem do sukcesu w Project Managemencie jest komunikacja, a jej brak może zrujnować nawet najlepsze pomysły. Jeżeli Twój team nie wie jaki jest cel projektu, kto czym się zajmuje lub na jakim etapie pracy jesteście, to przygotuj się na porażkę. Oszczędź sobie niepotrzebnego stresu i zobacz co można zrobić, żeby usprawnić komunikację w zespole.

Krok 1

Wszelkie pliki i dokumenty na których pracujesz przenieś na jakikolwiek dysk online. Oprócz lepszego zabezpieczenia danych przed niezaplanowaną utratą otrzymujesz możliwość współdzielenia plików z innymi użytkownikami – pracownikami. W grupie łatwiej pracuje się korzystając z jednej bazy danych, którą możesz bez problemu zarządzać. Pliki można automatycznie aktualizować i teraz możesz mieć pewność, że każdy ma wgląd do tego samego projektu. Sporo dysków online, czy też chmur jest darmowa. Ponadto wiele tego typu narzędzi posiada bardzo ciekawe funkcjonalności, które mogą okazać się niezmiernie pomocne.

Krok 2

Mamy również idealne rozwiązanie dla nieco większych tradycjonalistów. Tablica korkowa to nie przeżytek! Chociaż posiada ograniczoną przestrzeń może okazać się niezastąpiona przy pracy nad projektem. Dzięki tablicy masz możliwość informowania wszystkich członków grupy o  ważnych zmianach, czy postępach pracy – nawet jeżeli nie możesz zrobić tego osobiście. Oczywiście istnieją elektroniczne wersje tego cuda, ale któż nie oprze się możliwości wbicia pinezki w korkową powierzchnię.

Krok 3

Raportuj, raportuj i jeszcze raz raportuj. To pozwoli Ci utrzymać porządek w projekcie. W każdym raporcie możesz umieszczać standardy pracy nad konkretnymi plikami i instrukcje współgrające z Twoją tablicą (korkową lub internetową). Zamiast przejmować wszystkie pliki od swojej ekipy i mozolnie sprowadzać je do jednakowego formatu, wykorzystaj raport do przedstawienia wzoru dokumentów – dzięki temu zaoszczędzisz cenny czas.

Krok 4

Aby usprawnić komunikację w zespole spróbuj wybrać jeden komunikator dla wszystkich pracowników. Zbyt duża liczba kont może wprowadzić zamęt i dezorganizację. Nie rezygnuj z maila, ale postaraj się znaleźć dodatkowe narzędzie, które idealnie dopasuje się do potrzeb Twoich i Twojego zespołu. W przypadku zarządzania projektem idealne są wszelkiego rodzaju czaty, które pozwalają na bieżąco kontrolować rozmowę.

Krok 5

Rób regularne podsumowania. Dzięki takiemu rozrachunkowi cały zespół będzie wiedział do czego dąży i nad czym aktualnie pracują inni. Sama tablica nie wystarczy, jeżeli nikt nie będzie potrafił jej odczytywać. Dobrze poprowadzone podsumowanie może stać się świetnym katalizatorem pomysłów. Postaraj się organizować spotkania podsumowujące cyklicznie. To ułatwi śledzenie postępów i usprawni komunikację w zespole.

Dobry Project Manager to osoba, która musi posiadać umiejętność komunikowania się ze swoją drużyną, a jeżeli PM chce być szczęśliwy, to musi tę umiejętność maksymalnie rozwijać. Mniej kłopotów = więcej spokoju i radości. Dlatego w następnej części, już za tydzień poznacie kolejną sprawność szczęśliwego Project Managera – przywództwo.

źródło: A.D  http://www.projectmanager.com/5-ways-improve-project-communications.php

zdjęcie z archiwum State Library Queensland, na licencji CC

Hashtag w 5 smakach

blog#historia

Jeszcze jakiś czas temu znaczek # był dla wielu zwykłą “kratką” lub “płotkiem”, a jego funkcjonalność była owiana największą tajemnicą. Dziś jest to hashtag, który okazał się przydatny na Tweeterze pełniąc rolę elementu grupującego wstawiane przez użytkowników informacje. Hashtag został zaakceptowany przez tweeterowiczów, a z czasem przez całą społeczność Internetu. Potencjał “kratki” szybko dostrzegli marketingowcy, którzy z większym lub mniejszym powodzeniem zaczęli korzystać z nowego tworu.

Hashtagi dzielą się na beznadziejne, akceptowalne i działające. Dzisiaj zajmiemy się tymi ostatnimi, czyli hashtagami, które przyniosą Twojej marce korzyści. Skoro sięgamy już po jakieś narzędzie wzbogacające komunikację z użytkownikami, to wykorzystajmy je do cna.

Prawidłowe użycie hashtagów ułatwia obserwację dyskusji z jednej kategorii tematycznej. Inaczej mówiąc, dobrze stworzony hashtag szybko wejdzie do słownika odbiorcy, który tym samym bezpośrednio zakomunikuje nam swoje zdanie. Social media zawsze polegały na dialogu, a hashtagi zdecydowanie to ułatwiły. Dlatego, żeby w pełni skorzystać z dobrodziejstw “kratek” muszą one spełniać podstawowe kryteria:

#powiazany

Hashtag ma służyć przekazaniu danej informacji, dlatego powinien być z nią związany. Przede wszystkim na tyle, aby nikt nie miał wątpliwości co do jego zastosowania. To nie wszystko! Warto zadbać, aby hashtag powiązany był nie tylko z kampanią, ale charakterem i historią Twojej marki. Takie postępowanie zapewni Ci wizerunek spójnej i przemyślanej marki.

#zrozumialy

Co z tego, że stworzysz hashtag, który odzwierciedla zarówno historię, jak i charakter marki, skoro nikt go nie zrozumie. Konstrukcja “kratki” uniemożliwia wstawianie spacji, a to zmniejsza czytelność informacji zawartej w hashtagu. Niektórzy stosują więc podkreślniki, ale najlepszym sposobem jest uproszczenie hasła. Pamiętaj, że hashtag ma być elementem łatwym do zapamiętania i napisania. W przeciwnym wypadku nikt nie będzie go stosował.

#unikalny

Wymyśliłeś idealny hashtag, więc od razu podrzucasz go swoim odbiorcom. BŁĄD!!! Najpierw sprawdź, czy na pewno jesteś pierwszy. Byłaby wielka szkoda, gdyby się okazało, że ktoś używa tego samego określenia dla swojej marki. Wielkie zamieszanie i konsternacja użytkowników to nie jest przepis na sukces. Pamiętaj też, że nawet porzucone hashtagi nie powinny być reaktywowane w innej marce – historię użycia “kratki” można sprawdzić w prosty sposób, a to postawi Twoją markę w negatywnym (niekreatywnym) świetle.

#przetestowany

Chyba nie trzeba nikomu mówić, że to co jednym wydaje się fajne, dla innych może okazać się nudne. Nie polegaj jedynie na opinii swojego zespołu, który prawdopodobnie myśli w bardzo podobny sposób. Pozwól użytkownikom zdecydować o atrakcyjności hashtaga. Jeżeli coś się nie przyjmie, nie przejmuj się i próbuj dalej, ważne, żeby dostosować się do klienta i jego potrzeb.

#dostosowany

Nie ma nic gorszego od niedopasowanego hashtaga zarówno do marki, jak i wybranego przez Ciebie kanału kontaktu. Inaczej stosuje się hashtagi na Tweeterze, a inaczej na Facebooku. Wiele osób twierdzi, że na tym drugim portalu hashtagi nie działają. Otóż działają, ale inaczej i trzeba mieć to na uwadze! Oprócz tego pamiętaj o dostosowaniu charakteru hashtagów do odbiorców. Młodym, skomputeryzowanym ludziom łatwiej jest “sprzedać” otagowany post, ale technofobom powinniśmy dawkować takie atrakcje.

Teraz już znasz kardynalne błędy hashtagowania. Wraz z nabywanym doświadczeniem przekonasz się, że ta sztuka jest bardziej skomplikowana niż to się powszechnie wydaje. Dobrze wykorzystana “kratka” umożliwia dialog z odbiorcami, ale także zbudowanie odpowiedniego wizerunku marki. Nie marginalizujmy zalet hashtaga i zamiast z nim walczyć, zaprzyjaźnijmy się.

źródło : http://blog.marketo.com/2014/06/whats-in-a-hashtag-4-ways-a-hashtag-can-drive-your-brand-story.html

zdjęcie: Dominik Martin na licencji CC