Jak być szczęśliwym Project Managerem? Komunikacja

bloW Internecie znajdziemy tysiące artykułów o tym jak być efektywnym Project Managerem. Gdzie zatem szukać instrukcji dotyczących szczęścia? Skoro już tutaj trafiłeś, zostań – jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia celu. Ale nie wszystko na raz. Dziś oraz przez najbliższe tygodnie poznasz 5-składnikowy przepis na spokojne i sielskie życie na stanowisku zarządzającego projektami. Proszę Państwa, zapinamy pasy i udajemy się w podróż do wtajemniczenia. Pierwszy przystanek…

…Komunikacja

Kluczem do sukcesu w Project Managemencie jest komunikacja, a jej brak może zrujnować nawet najlepsze pomysły. Jeżeli Twój team nie wie jaki jest cel projektu, kto czym się zajmuje lub na jakim etapie pracy jesteście, to przygotuj się na porażkę. Oszczędź sobie niepotrzebnego stresu i zobacz co można zrobić, żeby usprawnić komunikację w zespole.

Krok 1

Wszelkie pliki i dokumenty na których pracujesz przenieś na jakikolwiek dysk online. Oprócz lepszego zabezpieczenia danych przed niezaplanowaną utratą otrzymujesz możliwość współdzielenia plików z innymi użytkownikami – pracownikami. W grupie łatwiej pracuje się korzystając z jednej bazy danych, którą możesz bez problemu zarządzać. Pliki można automatycznie aktualizować i teraz możesz mieć pewność, że każdy ma wgląd do tego samego projektu. Sporo dysków online, czy też chmur jest darmowa. Ponadto wiele tego typu narzędzi posiada bardzo ciekawe funkcjonalności, które mogą okazać się niezmiernie pomocne.

Krok 2

Mamy również idealne rozwiązanie dla nieco większych tradycjonalistów. Tablica korkowa to nie przeżytek! Chociaż posiada ograniczoną przestrzeń może okazać się niezastąpiona przy pracy nad projektem. Dzięki tablicy masz możliwość informowania wszystkich członków grupy o  ważnych zmianach, czy postępach pracy – nawet jeżeli nie możesz zrobić tego osobiście. Oczywiście istnieją elektroniczne wersje tego cuda, ale któż nie oprze się możliwości wbicia pinezki w korkową powierzchnię.

Krok 3

Raportuj, raportuj i jeszcze raz raportuj. To pozwoli Ci utrzymać porządek w projekcie. W każdym raporcie możesz umieszczać standardy pracy nad konkretnymi plikami i instrukcje współgrające z Twoją tablicą (korkową lub internetową). Zamiast przejmować wszystkie pliki od swojej ekipy i mozolnie sprowadzać je do jednakowego formatu, wykorzystaj raport do przedstawienia wzoru dokumentów – dzięki temu zaoszczędzisz cenny czas.

Krok 4

Aby usprawnić komunikację w zespole spróbuj wybrać jeden komunikator dla wszystkich pracowników. Zbyt duża liczba kont może wprowadzić zamęt i dezorganizację. Nie rezygnuj z maila, ale postaraj się znaleźć dodatkowe narzędzie, które idealnie dopasuje się do potrzeb Twoich i Twojego zespołu. W przypadku zarządzania projektem idealne są wszelkiego rodzaju czaty, które pozwalają na bieżąco kontrolować rozmowę.

Krok 5

Rób regularne podsumowania. Dzięki takiemu rozrachunkowi cały zespół będzie wiedział do czego dąży i nad czym aktualnie pracują inni. Sama tablica nie wystarczy, jeżeli nikt nie będzie potrafił jej odczytywać. Dobrze poprowadzone podsumowanie może stać się świetnym katalizatorem pomysłów. Postaraj się organizować spotkania podsumowujące cyklicznie. To ułatwi śledzenie postępów i usprawni komunikację w zespole.

Dobry Project Manager to osoba, która musi posiadać umiejętność komunikowania się ze swoją drużyną, a jeżeli PM chce być szczęśliwy, to musi tę umiejętność maksymalnie rozwijać. Mniej kłopotów = więcej spokoju i radości. Dlatego w następnej części, już za tydzień poznacie kolejną sprawność szczęśliwego Project Managera – przywództwo.

źródło: A.D  http://www.projectmanager.com/5-ways-improve-project-communications.php

zdjęcie z archiwum State Library Queensland, na licencji CC