Tag : Project Management

Drogi Project Managerze, teraz już jesteś prawie gotowy, a do pełni szczęścia pozostała już tylko umiejętność motywacji pracowników. Zanim do niej przejdziemy, krótko podsumujmy Twoją wiedzę. Poznałeś już istotę komunikacji i rolę przywództwa. Dowiedziałeś się też jak negocjować i radzić sobie z konfliktami w drużynie. Jeżeli już potrafisz stosować się do naszych rad w praktyce, to bez problemu zrozumiesz istotę dzisiejszej lekcji.

Szczęśliwy PM to szczęśliwa i ciężko pracująca załoga. Sztuka motywowania pomaga zagrzać zespół do walki i do pracy nad projektem. Dzięki temu łatwiej jest o współpracę i zaufanie, nawet jeżeli załoga składa się z grupy indywidualistów. Naucz się motywować pracowników w 5 prostych krokach.

Krok 1

W życiu Project Managera przychodzi taki moment, że musi podjąć decyzję dotyczącą dalszego rozwoju projektu. Ważne, żeby w takiej sytuacji w zespole stworzyć atmosferę wspólnego wsparcia. To ułatwi wam współpracę, a także sprawi, że każdy poczuje się zaangażowany w bieżące sprawy projektu. Trzymaj się tego kroku zwłaszcza kiedy podjęta decyzja może mieć wpływ na pracę Twojego zespołu. Spraw wtedy, żeby każdy zrozumiał Twój ruch. Pamiętaj, że nie chodzi tu o tłumaczenie się z każdej decyzji, ale o pokazanie pracownikom, że traktujesz ich poważnie i niczego nie ukrywasz.

Krok 2

Spędzajcie wspólnie czas. Praca to nie wszystko, warto czasem zintegrować się poza terenem biura. Wspólny wypad możesz rozpocząć podziękowaniem za udaną współpracę, ale nie przeciągaj tematu projektu bo wszystkich zanudzisz 🙂 Zrelaksowany zespół to szczęśliwy zespół, a szczęśliwy zespół to szczęśliwy Project Manager!

Krok 3

Doceniaj, nie tylko to co masz, ale przede wszystkim pracowników jakich masz. Nie bez powodu pracujesz w prawdopodobnie najlepszym zawodzie na świecie. Umiejętność doceniania doskonale przełoży się na szczęście jakie będziesz odczuwać z pracy nad projektami. Ale jak to się ma do motywowania? Zarażaj swoim optymizmem innych, a szybko zauważysz poprawę relacji i efektywności w zespole.

Krok 4

Wsparcie może okazać się bezcennym motywatorem. Poczucie, że w każdej chwili, kiedy pracownik będzie tego potrzebować otrzyma pomoc wpłynie pozytywnie na jego pracę. Atmosfera strachu i niepewności nigdy nie jest dobrym rozwiązaniem. Projekt powinien przecież sprawiać przyjemność nie tylko Tobie. Pamiętaj, żeby nie mylić wsparcia z wyręczaniem kogoś, bo to może jedynie zaszkodzić.

Krok 5

Nauczcie się wspólnie celebrować sukcesy, ale także wspólnie przeżywać niepowodzenia. Nic tak nie złączy zespół jak poczucie wspólnoty. Jeżeli już uda Ci się zbudować zaangażowaną załogę daj im do zrozumienia, że są częścią tego projektu i sukces jest zasługą ich współpracy. Takie posunięcie z pewnością przyczyni się do zacieśnienia więzi w grupie, co może okazać się pomocne przy okazji następnego projektu.

No i stało się! Dotarliśmy do końca tej magicznej podróży po umiejętnościach szczęśliwego Project Managera. Teraz możecie odrzucić strach przed smutkiem i z podniesioną głową realizować projekty swoich marzeń. W każdej chwili zwątpienia możecie zaglądać tutaj, aby pokrzepić serca i umysły naszymi radami.

Źródło:

Agnieszka Domżała http://www.projectmanager.com/5-new-ways-engage-team.php

Zdjęcie z archiwum Biblioteki Stanowej w Queensland, rok ok. 1940-1950

Minął kolejny tydzień, a więc nadeszła pora poznać kolejną umiejętność szczęśliwego Project Managera – rozwiązywanie konfliktów. Zarządzanie grupą ludzi zawsze wiąże się z ryzykiem wystąpienia konfliktu i jak to z ryzykiem bywa nie jesteśmy w stanie się go pozbyć, ale możemy nauczyć się z nim współpracować. Zbiór nawet najbardziej podobnych do siebie osobowości może wywołać napięcie, dlatego warto przygotować się na taką ewentualność i poznać tajniki radzenia sobie z sytuacjami kryzysowymi.

Ważne, żebyś na wstępie nie bał się konfliktów. Są one nieodłącznym elementem współpracy i sprawiają, że dobrze pokierowane są wartością dodaną dla całego projektu. W 5 krokach poznasz jak tego dokonać.

Krok 1

Źródeł konfliktów doszukuj się w braku posiadania umiejętności szczęśliwego PM tj. komunikacji, przywództwie, negocjacjach i motywacji, o której powiemy za tydzień. Bez względu na przyczynę napięcia warto sprostać mu od razu. Miej oczy i uszy szeroko otwarte ponieważ nigdy nie wiadomo kiedy pojawi się ziarno niezgody. Nie pozwól mu zakiełkować, bo wnet zapuści korzenie i pozbycie się go będzie bardzo kłopotliwe. Czasem wystarczy sama rozmowa z osobami zaangażowanymi w konflikt, czasem wspólne spotkanie w celu poszukania rozwiązania, a jeszcze innym razem potrzebna będzie cała seria rozmów z zespołem. Wszystko zależy od tego do jakich rozmiarów problem urósł i kiedy podejmujesz swoją reakcję. Wykorzystaj swoje umiejętności komunikacyjne i nie pozwól, by jakiekolwiek kłótnie stały się przeszkodą na drodze do szczęścia.

Krok 2

Każdy jest inny, a w zarządzaniu projektami chodzi głównie o umiejętne współpracowanie z drużyną. Wykorzystaj różnorodność swojego zespołu i pozwól im robić to w czym są najlepsi. Ale to nie wszystko, postaraj się rozwijać ekipę, która wraz ze zdobytym doświadczeniem nabiera większej wartości. Różnice mogą również przyczynić się do wytworzenia efektu synergii między członkami zespołu. Nie rezygnuj na siłę z odmienności, bo ona może stać się waszym atutem. Pamiętaj jednak, że jeżeli dana osoba odstaje w jakiś kwestiach od reszty drużyny Twoim obowiązkiem jest pomóc jej, aby w pełni zachować dobre relacje.

Krok 3

Wyobraź sobie zespół, w którym nikt nie wie co ma robić. Każdy jedynie domyśla się i próbuje robić to, co mu wydaje się za słuszne. Nagle okazuje się, że pracownik A robi to samo co pracownik B. Wtedy zaczyna się piekło, A idzie do B, żeby wyjaśnić, ale ciężko im się dogadać, bo żaden z nich nie wie kto ma rację. Koło się napędza, a kiedy informacja trafia do Ciebie… jest już za późno. Im precyzyjniej określisz role i zadania każdego z członków zespołu, tym łatwiej będzie wam się komunikowało – w konsekwencji będzie mniej konfliktów. Dbaj także o jasność celów! Dobrze skonstruowany cel ułatwi rozwiązywanie nieporozumień na wcześniejszym etapie.

Krok 4

Co jeżeli jakiś konflikt już wybuchnie? “Spokojnie, nie denerwuj się!” – czy istnieje coś bardziej denerwującego, niż ktoś kto nie umie uspokajać?! Dlatego jeżeli już wybuchnie konflikt, który paraliżuje pracę zespołu jak najszybciej odosobnij zaangażowane strony od niezainteresowanych problemem członków zespołu. Nie lekceważ jednak pozostałych, którym powinieneś po fakcie nakreślić zaistniałą sytuację – bycie fair jest najlepszym rozwiązaniem. Czasem będziesz musiał wyprosić kogoś z pokoju, żeby pozwolić mu się uspokoić. Nie zapomnij jednak przedyskutować problemu, kiedy obie strony uspokoją się.

Krok 5

Przeprosiny. No cóż, obojętnie kto zawinił, a kto stał się ofiarą niesprawiedliwości, musi paść słowo “Przepraszam”. Szczerze wypowiedziane jest najlepszą formą ucięcia konfliktu. Ważne, żeby to słowo nie padło w gorączce gniewu, nawet jeżeli wymaga to dłuższego czasu dla którejś ze stron. Nie ponaglaj, ale dopilnuj, żeby zostało wypowiedziane. Dobrze, jeżeli obie strony przeproszą się wzajemnie – wtedy możesz mieć pewność, że konflikt został rozwiązany.

Konflikty od zawsze leżały w ludzkiej naturze i nie jesteśmy w stanie ich uniknąć. Warto jednak dbać o relacje w zespole, zanim zwykłe nieporozumienie przerodzi się w nieokiełznaną wojnę. Manager też jest członkiem zespołu i jeżeli chce odczuwać satysfakcję z pracy jako PM, to musi umieć rozwiązywać konflikty.

Źródło:
Agnieszka Domżała http://www.projectmanager.com/top-tips-teamwork-troubles.php

Zdjęcie z archiwum Biblioteki Kongresu, rok ok. 1910-1915

Dziś kontynuujemy naszą przygodę z wiedzą na temat szczęścia. Zapewne już wiesz, jak istotną rolę w drodze do niego odgrywa komunikacja w zespole oraz przywództwo. Naszym kolejnym krokiem jest umiejętność, która świetnie uzupełnia poznane już przez Ciebie elementy i chodzi o…… Negocjacje

Umiejętność negocjowania powinna być we krwi dobrego Project Managera, a tym bardziej tego, który chce być szczęśliwy. Nawet jeżeli jesteś pewnym i stanowczym przywódcą musisz znać wartość kompromisu. Negocjacje można przeprowadzać w różny sposób i każdy ma swój styl, ale najważniejsze, żeby poznać styl drugiej osoby.

Krok 1

Nie ma nic lepszego niż zrozumienie osoby, z którą przeprowadzamy negocjacje. Warto wiedzieć, dlaczego ktoś pragnie osiągnąć dany cel i dlaczego podejmuje się dyskusji z Tobą. Taka drobnostka ułatwi wam szybsze dojście do porozumienia. Pamiętaj też, że negocjacje to coś więcej niż kompromis. Skupiając uwagę na odszukaniu odpowiedzi na pytanie : “dlaczego?” możesz rozwiązać problem na lepszych (niekoniecznie finansowo) warunkach

Krok 2

Ważną sprawą jest świadomość, jak nasze zachowanie wpływa na innych. Każdy z nas komunikuje się w trochę innym stylu i nie zawsze ten styl będzie innym odpowiadać. Dlatego warto nauczyć się dostosowywać styl wypowiedzi do naszego odbiorcy. Dzięki temu negocjacje będą przyjemniejsze, a co za tym idzie skuteczniejsze. Dla ułatwienia możemy wyróżnić 4 style: dominujący, wpływowy, zbalansowany, podporządkowany. Nie ma jednak złotej reguły jak idealnie dobrać styl do odbiorcy, ale postaraj się wejść w jego skórę.

Krok 3

Dobrą cechą przy negocjacjach jest umiejętność słuchania. Nie chodzi tylko o to, aby rozumieć przekazywaną nam treść, naucz się czytać między wierszami –  z tonu głosu i mowy ciała. Kiedy już się tego nauczysz spróbuj zastosować metodę dopytywania. Jeżeli Twój odbiorca mówi coś istotnego, postaraj się powtórzyć swoimi słowami to co powiedział i dopytać, czy go dobrze rozumiesz.

Krok 4

Zawsze musisz przygotować się do negocjacji. Obojętnie na jakim szczeblu je prowadzisz, czy znasz swojego rozmówcę, czy też nie. Zawsze! Warto przemyśleć jakie cele chcemy osiągnąć oraz jaką mamy alternatywę względem negocjacji (BATNA – Best Alternative to a Negotiated Agreement). Analizuj, oceniaj i konsultuj. Czasem lepiej spojrzeć na dany temat z zewnątrz, ale nie zapomnij współpracować tylko z zaufanymi osobami.

Krok 5

Podsumuj sobie, wszystkie elementy. Przede wszystkim – bądź pewny swojego celu i wokół niego buduj swoje negocjacje. Następnie postaraj się zrozumieć cel Twojego partnera w rozmowach, dzięki temu łatwiej będzie wam dojść do wspólnego kompromisu. Potem dostosuj styl negocjacji do swojego partnera, to umożliwi Ci osiągnięcie Twojego celu. Przygotuj się, krok po kroku przejdź każdy etap negocjacji w swojej głowie, a najlepiej spisz wszystko na kartkę, to ułatwi Ci zapamiętanie wszystkich szczegółów. Zastanów się co daje Twoje rozwiązanie drugiej stronie i przemyśl jakie powinno być Twoje BATNA. Bądź kreatywny, dzięki temu szybciej dojdziecie do konsensusu, a umiejętność słuchania ułatwi Ci odkrywanie prawdziwego celu partnera.

Jeżeli wydaje Ci się, że jako Project Manager nie spotkasz się z zadaniem wymagającym umiejętności negocjowania to jesteś w błędzie. Prawdziwy PM musi mieć świadomość, że negocjacje to sprawność, która przydaje się na każdym kroku podczas zarządzania grupą ludzi. Twój cel w przypadku negocjacji ze swoim zespołem jest jeden – oddanie projektu do użytku. Dlatego naucz się w pełni korzystać z podanych powyżej rad, a z pewnością przekonasz się jak to jest być szczęśliwym PM.

Już niedługo kolejny odcinek Jak być szczęśliwym Project Managerem, a w nim rozwiązywanie konfliktów bo szczęśliwy PM, to spokojny PM.

Źródło:A.D. http://www.negotiations.com/articles/negotiating-skills/

zdjęcie z archiwum Fińskiego Muzeum Fotografii, rok ok. 1918-1919

Dziś oraz przez najbliższe tygodnie poznasz 5 elementów, które składają się na spokojne i sielskie życie na stanowisku zarządzającego projektami. Ostatnio opowiedzieliśmy wam o komunikacji w zespole i jaką rolę odgrywa w funkcjonowaniu zespołu, wszystkim spóźnialskim polecamy wejść tutaj. Tym razem poznamy wartość przywództwa, które w rękach niedoświadczonego Project Managera może być bardzo niebezpiecznym narzędziem. Proszę Państwa, proszę wsiadać, drzwi zamykać. Odjazd! Kierunek…

…Przywództwo

Dobrze wykorzystane przywództwo może okazać się najdroższym skarbem, który warto pielęgnować. Ważne żeby zarządzać grupą, ale nie nadużywać powierzonej nam władzy. Zarazem być wsparciem dla wszystkich członków zespołu, ale utrzymać pozycję i szacunek. Prawdziwy lider to ktoś, kto przewodzi i nadaje tor wszystkim podejmowanym działaniom. Zarządzanie projektem jest o tyle specyficznym rodzajem wykorzystania przywództwa…

Krok 1

Zarządzanie zespołem jest bardzo ważnym elementem przywództwa. Ale do wszystkiego należy podejść z głową. Bez względu z jak zaawansowanym zespołem przyszło Ci współpracować, sami sobą nie będą zarządzać. Zarazem wprowadzenie zarządzania na poziomie nawet najmniejszych i najprostszych czynności może doprowadzić do odwrotnego efektu. Dlatego ważne jest, aby zachować balans pomiędzy zarządzaniem, a dawaniem kredytu zaufania.

Krok 2

Stwórz harmonogram pracy, który jasno uwzględni osoby odpowiedzialne za konkretne zadania, ale bądź też elastyczny. Na bieżąco aktualizuj harmonogram i pozwól innym uzupełniać postępy pracy, tak, aby każdy wiedział co jeszcze zostało do zrobienia. Pamiętaj, że harmonogram może być tylko jeden, a dostęp do niego powinien mieć każdy. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnego bałaganu i stresu.

Krok 3

Ryzyko jest elementem, którego nigdy nie wyeliminujesz, ale możesz starać się je ograniczyć. Dobry przywódca ma świadomość istnienia ryzyka i na bieżąco je monitoruje. Ty też powinieneś nauczyć się zarządzać ryzykiem. Zacznij od planowania strategii ryzyka, czyli co zrobisz w przypadku nieoczekiwanego zdarzenia – tutaj przydadzą się wszelkie zdolności wróżbiarskie, szósty zmysł, intuicja lub doświadczenie. Pamiętaj, że na każdym etapie projektu czyhają na Ciebie inne pułapki.

Krok 4

Pilnuj czasu. Śledzenie postępów jest bardzo ważnym elementem zarządzania projektami zwłaszcza w odniesieniu czasu spędzonego nad konkretnymi zadaniami. Istnieje wiele narzędzi ułatwiających monitorowanie poświęconego czasu nad konkretnym zagadnieniem, jednak bez względu na to jakie wybierzesz pamiętaj o wyciąganiu konsekwencji. Jeżeli dane zadanie okazuje się bardziej pracochłonne niż przewidywałeś, włącz do niego dodatkowe osoby. Im wcześniej zauważysz odchylenie od planu, tym szybciej rozwiążesz problem. Pamiętaj, że do śledzenia postępów pracy możesz, a nawet powinieneś zaangażować samych członków zespołu.

Krok 5

Projekty zmienne są… Zdarza się, że w trakcie realizacji projektu z różnych powodów następują zmiany względem wstępnych założeń. Czasem rzeczywistość brutalnie weryfikuje nasze plany, dlatego lepiej jest się przygotować na taką ewentualność. Dobry Project Manager planuje, a szczęśliwy planuje i weryfikuje. Sprawdzenie otoczenia i rynku na którym Twój projekt będzie musiał się odnaleźć może zmniejszyć rozczarowanie na przyszłość. Przy planowaniu nie zapomnij o uwzględnieniu zmian jakie mogą nastąpić na rynku w czasie trwania projektu.

Przywództwo to niewątpliwie ważna cecha dla PM, który nie tylko chce być dobry w tym co robi, ale także szczęśliwy. Mniej kłopotów = więcej spokoju i radości. Dlatego w następnej części, już za tydzień poznacie kolejną sprawność szczęśliwego Project Managera – negocjacje.

A.D. źródło:http://www.projectmanager.com/5-habits-successful-project-managers.php

zdjęcie z archiwum miasta Sogn og Fjordane, na licencji CC

W Internecie znajdziemy tysiące artykułów o tym jak być efektywnym Project Managerem. Gdzie zatem szukać instrukcji dotyczących szczęścia? Skoro już tutaj trafiłeś, zostań – jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia celu. Ale nie wszystko na raz. Dziś oraz przez najbliższe tygodnie poznasz 5-składnikowy przepis na spokojne i sielskie życie na stanowisku zarządzającego projektami. Proszę Państwa, zapinamy pasy i udajemy się w podróż do wtajemniczenia. Pierwszy przystanek…

…Komunikacja

Kluczem do sukcesu w Project Managemencie jest komunikacja, a jej brak może zrujnować nawet najlepsze pomysły. Jeżeli Twój team nie wie jaki jest cel projektu, kto czym się zajmuje lub na jakim etapie pracy jesteście, to przygotuj się na porażkę. Oszczędź sobie niepotrzebnego stresu i zobacz co można zrobić, żeby usprawnić komunikację w zespole.

Krok 1

Wszelkie pliki i dokumenty na których pracujesz przenieś na jakikolwiek dysk online. Oprócz lepszego zabezpieczenia danych przed niezaplanowaną utratą otrzymujesz możliwość współdzielenia plików z innymi użytkownikami – pracownikami. W grupie łatwiej pracuje się korzystając z jednej bazy danych, którą możesz bez problemu zarządzać. Pliki można automatycznie aktualizować i teraz możesz mieć pewność, że każdy ma wgląd do tego samego projektu. Sporo dysków online, czy też chmur jest darmowa. Ponadto wiele tego typu narzędzi posiada bardzo ciekawe funkcjonalności, które mogą okazać się niezmiernie pomocne.

Krok 2

Mamy również idealne rozwiązanie dla nieco większych tradycjonalistów. Tablica korkowa to nie przeżytek! Chociaż posiada ograniczoną przestrzeń może okazać się niezastąpiona przy pracy nad projektem. Dzięki tablicy masz możliwość informowania wszystkich członków grupy o  ważnych zmianach, czy postępach pracy – nawet jeżeli nie możesz zrobić tego osobiście. Oczywiście istnieją elektroniczne wersje tego cuda, ale któż nie oprze się możliwości wbicia pinezki w korkową powierzchnię.

Krok 3

Raportuj, raportuj i jeszcze raz raportuj. To pozwoli Ci utrzymać porządek w projekcie. W każdym raporcie możesz umieszczać standardy pracy nad konkretnymi plikami i instrukcje współgrające z Twoją tablicą (korkową lub internetową). Zamiast przejmować wszystkie pliki od swojej ekipy i mozolnie sprowadzać je do jednakowego formatu, wykorzystaj raport do przedstawienia wzoru dokumentów – dzięki temu zaoszczędzisz cenny czas.

Krok 4

Aby usprawnić komunikację w zespole spróbuj wybrać jeden komunikator dla wszystkich pracowników. Zbyt duża liczba kont może wprowadzić zamęt i dezorganizację. Nie rezygnuj z maila, ale postaraj się znaleźć dodatkowe narzędzie, które idealnie dopasuje się do potrzeb Twoich i Twojego zespołu. W przypadku zarządzania projektem idealne są wszelkiego rodzaju czaty, które pozwalają na bieżąco kontrolować rozmowę.

Krok 5

Rób regularne podsumowania. Dzięki takiemu rozrachunkowi cały zespół będzie wiedział do czego dąży i nad czym aktualnie pracują inni. Sama tablica nie wystarczy, jeżeli nikt nie będzie potrafił jej odczytywać. Dobrze poprowadzone podsumowanie może stać się świetnym katalizatorem pomysłów. Postaraj się organizować spotkania podsumowujące cyklicznie. To ułatwi śledzenie postępów i usprawni komunikację w zespole.

Dobry Project Manager to osoba, która musi posiadać umiejętność komunikowania się ze swoją drużyną, a jeżeli PM chce być szczęśliwy, to musi tę umiejętność maksymalnie rozwijać. Mniej kłopotów = więcej spokoju i radości. Dlatego w następnej części, już za tydzień poznacie kolejną sprawność szczęśliwego Project Managera – przywództwo.

źródło: A.D  http://www.projectmanager.com/5-ways-improve-project-communications.php

zdjęcie z archiwum State Library Queensland, na licencji CC