Jak być szczęśliwym Project Managerem? Konflikty

blogMinął kolejny tydzień, a więc nadeszła pora poznać kolejną umiejętność szczęśliwego Project Managera – rozwiązywanie konfliktów. Zarządzanie grupą ludzi zawsze wiąże się z ryzykiem wystąpienia konfliktu i jak to z ryzykiem bywa nie jesteśmy w stanie się go pozbyć, ale możemy nauczyć się z nim współpracować. Zbiór nawet najbardziej podobnych do siebie osobowości może wywołać napięcie, dlatego warto przygotować się na taką ewentualność i poznać tajniki radzenia sobie z sytuacjami kryzysowymi.

Ważne, żebyś na wstępie nie bał się konfliktów. Są one nieodłącznym elementem współpracy i sprawiają, że dobrze pokierowane są wartością dodaną dla całego projektu. W 5 krokach poznasz jak tego dokonać.

Krok 1

Źródeł konfliktów doszukuj się w braku posiadania umiejętności szczęśliwego PM tj. komunikacji, przywództwie, negocjacjach i motywacji, o której powiemy za tydzień. Bez względu na przyczynę napięcia warto sprostać mu od razu. Miej oczy i uszy szeroko otwarte ponieważ nigdy nie wiadomo kiedy pojawi się ziarno niezgody. Nie pozwól mu zakiełkować, bo wnet zapuści korzenie i pozbycie się go będzie bardzo kłopotliwe. Czasem wystarczy sama rozmowa z osobami zaangażowanymi w konflikt, czasem wspólne spotkanie w celu poszukania rozwiązania, a jeszcze innym razem potrzebna będzie cała seria rozmów z zespołem. Wszystko zależy od tego do jakich rozmiarów problem urósł i kiedy podejmujesz swoją reakcję. Wykorzystaj swoje umiejętności komunikacyjne i nie pozwól, by jakiekolwiek kłótnie stały się przeszkodą na drodze do szczęścia.

Krok 2

Każdy jest inny, a w zarządzaniu projektami chodzi głównie o umiejętne współpracowanie z drużyną. Wykorzystaj różnorodność swojego zespołu i pozwól im robić to w czym są najlepsi. Ale to nie wszystko, postaraj się rozwijać ekipę, która wraz ze zdobytym doświadczeniem nabiera większej wartości. Różnice mogą również przyczynić się do wytworzenia efektu synergii między członkami zespołu. Nie rezygnuj na siłę z odmienności, bo ona może stać się waszym atutem. Pamiętaj jednak, że jeżeli dana osoba odstaje w jakiś kwestiach od reszty drużyny Twoim obowiązkiem jest pomóc jej, aby w pełni zachować dobre relacje.

Krok 3

Wyobraź sobie zespół, w którym nikt nie wie co ma robić. Każdy jedynie domyśla się i próbuje robić to, co mu wydaje się za słuszne. Nagle okazuje się, że pracownik A robi to samo co pracownik B. Wtedy zaczyna się piekło, A idzie do B, żeby wyjaśnić, ale ciężko im się dogadać, bo żaden z nich nie wie kto ma rację. Koło się napędza, a kiedy informacja trafia do Ciebie… jest już za późno. Im precyzyjniej określisz role i zadania każdego z członków zespołu, tym łatwiej będzie wam się komunikowało – w konsekwencji będzie mniej konfliktów. Dbaj także o jasność celów! Dobrze skonstruowany cel ułatwi rozwiązywanie nieporozumień na wcześniejszym etapie.

Krok 4

Co jeżeli jakiś konflikt już wybuchnie? “Spokojnie, nie denerwuj się!” – czy istnieje coś bardziej denerwującego, niż ktoś kto nie umie uspokajać?! Dlatego jeżeli już wybuchnie konflikt, który paraliżuje pracę zespołu jak najszybciej odosobnij zaangażowane strony od niezainteresowanych problemem członków zespołu. Nie lekceważ jednak pozostałych, którym powinieneś po fakcie nakreślić zaistniałą sytuację – bycie fair jest najlepszym rozwiązaniem. Czasem będziesz musiał wyprosić kogoś z pokoju, żeby pozwolić mu się uspokoić. Nie zapomnij jednak przedyskutować problemu, kiedy obie strony uspokoją się.

Krok 5

Przeprosiny. No cóż, obojętnie kto zawinił, a kto stał się ofiarą niesprawiedliwości, musi paść słowo “Przepraszam”. Szczerze wypowiedziane jest najlepszą formą ucięcia konfliktu. Ważne, żeby to słowo nie padło w gorączce gniewu, nawet jeżeli wymaga to dłuższego czasu dla którejś ze stron. Nie ponaglaj, ale dopilnuj, żeby zostało wypowiedziane. Dobrze, jeżeli obie strony przeproszą się wzajemnie – wtedy możesz mieć pewność, że konflikt został rozwiązany.

Konflikty od zawsze leżały w ludzkiej naturze i nie jesteśmy w stanie ich uniknąć. Warto jednak dbać o relacje w zespole, zanim zwykłe nieporozumienie przerodzi się w nieokiełznaną wojnę. Manager też jest członkiem zespołu i jeżeli chce odczuwać satysfakcję z pracy jako PM, to musi umieć rozwiązywać konflikty.

Źródło:
Agnieszka Domżała http://www.projectmanager.com/top-tips-teamwork-troubles.php

Zdjęcie z archiwum Biblioteki Kongresu, rok ok. 1910-1915